【人事・総務向け】「複雑な法定帳票」と「多角的な社員データ集計」の壁を破る！kintoneとAccessで実現する正確な人事レポート
導入（課題の提示）
人事・総務部門を悩ませる「正確なデータ集計」と「帳票の正確性」
人事・総務部門では、kintoneが「社員名簿」「評価履歴」「研修履歴」「備品管理」など、多岐にわたる情報をアプリで管理するのに役立っています。
しかし、これらのデータを活用して「経営判断」や「法定義務」に関わる重要なレポートを作成する段階で、多くの担当者が次のような課題に直面します。
- 課題1：法定帳票の精度
- 例：労働基準監督署に提出する各種届出や、健康保険組合向けの被保険者届出など、「間違えられない」ピクセル単位の正確な帳票レイアウトをkintoneの機能では再現できない。
- 課題2：複雑な人事データ集計
- 例：「部署別」「勤続年数別」「職種別」の「平均残業時間と平均評価」など、複数のアプリを横断し、複雑な条件で集計・比較する作業が手作業になっている。
- 課題3：属人化・将来不安
- 長年Accessで作り込んだ給与計算関連のレポートやVBAがあるが、担当者の退職やシステム変更に伴い、その維持に不安を感じている。
人事・総務データは機密性・正確性が極めて重要です。単なる効率化だけでなく、「間違いを許さない仕組み」が必要です。
解決策の提案
kintone-Accessコネクタ：機密データ集計における「正確性と柔軟性」の両立
この課題を解決するのは、kintoneの分散データを一元化する力と、Accessの「計算処理」と「帳票出力」の柔軟性を組み合わせたハイブリッド運用です。
「kintone-Accessコネクタ」は、人事・総務業務のデータ活用において、以下の決定的なメリットをもたらします。
1. 複数の社員データをAccess上で正確に統合
kintoneに分散している以下のアプリのデータを、Accessにリアルタイムで取り込みます。
- 社員マスタ（氏名、所属、基本給）
- 勤怠管理アプリ（残業時間、出勤日数）
- 人事評価アプリ（評価点、昇給履歴）
これらのデータをAccessのクエリ（リレーション）機能で正確に結合することで、部署異動や昇格といった複雑な履歴情報も正確に反映した「多角的な集計用データセット」を瞬時に構築できます。
2. Accessのレポート機能で「法定帳票」の正確性を担保
人事・総務部門で最も重要なのは「見た目の正確さ」です。
- ピクセル単位の再現性：Accessのレポート機能は、日本の法定帳票や会社指定の複雑な書式（例：特定の給与明細、辞令書など）を、既存のAccess資産を活用し、ピクセル単位で正確に再現できます。一般的なプラグインでは難しい細かな罫線の調整や文字の配置も自由自在です。
- VBAロジックの活用：複雑な計算を伴う給与や退職金関連のレポートについては、長年作り込んだAccess VBAの計算ロジックをそのまま維持し、データソースだけをkintoneに切り替えて利用できます。
3. 機密性の高いデータ集計を「安全」かつ「高速」に実行
- API制限の回避：大量の社員データや勤怠データを集計する際、kintoneのAPI制限を気にすることなく、Accessのローカル環境で高速に処理を完結できます。
- 参照専用の安全性：本ツールはAccessからkintoneへのデータ書き戻しを基本的に行わないため、Access側の誤操作や集計処理ミスによる機密性の高い社員データの破損リスクをゼロにできます。
まとめと次のアクション
人事・総務部門にとって、データ活用は「正確な法定帳票の出力」と「迅速な人材戦略レポートの作成」に直結します。
「kintone-Accessコネクタ」は、kintoneを「最新情報が集まるクラウドDB」として、Accessを「正確な計算と帳票出力のエンジン」として活用する、「間違いを許さない」業務に最適なソリューションです。
Access資産を維持しながら、kintoneで実現する新しい人事・総務データ活用の形をぜひご体験ください。
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