kintoneとAccessで実現！脱「Excel手作業」のためのデータ連携ノウハウと成功事例
kintoneとAccessで実現！脱「Excel手作業」のためのデータ連携ノウハウと成功事例
kintoneを活用している企業とお話しすると、「集計やレポートは、結局Excelにエクスポートして手作業で加工している」という声をよく聞きます。せっかくデータの一元化を進めているのに、手間とミスの原因になる「逆戻り」です。
特に問題になりやすいのが、複数アプリのデータを使った帳票作成です。
🛑 kintoneアプリ間集計をExcel手作業でやるリスク
- データ整合性の低下: 複数のExcelファイルにデータを分散させると、どれが最新か分からなくなり、集計結果の信頼性が損なわれます。
- 時間と工数の浪費: 毎月、毎週、手動でデータを結合し、集計し直す作業が担当者の貴重な時間を奪います。
- 属人化の進行: 複雑なExcelマクロや数式が組まれ、担当者以外には集計ロジックが理解できない「ブラックボックス化」が進みます。
🔑 成功の鍵は「データの集計ロジックの集中化」
これらの問題を解決する鍵は、「集計ロジックを、誰もが理解・再利用できる単一の場所に集中させる」ことです。
kintone-Accessコネクタを使えば、その場所はAccessになります。
【ノウハウ】Accessクエリで集計ロジックを「資産」に変える
- kintoneの「顧客データ」「案件データ」「請求データ」をAccessに取り込みます。
- Accessのクエリを使って、これらのデータをリレーションで結合します。
- 例:「顧客ごとの累計売上高」を計算するクエリを作成し、保存します。
- この保存されたクエリは、Excelの複雑な手順と違い、「集計の設計図」としてAccess内に残ります。
- 次回以降、kintoneのデータが更新されても、このクエリを再実行するだけで、常に最新の集計結果が自動で得られます。
💡 導入事例:月曜午前中の会議資料作成時間を大幅短縮！
ある製造業の企業では、営業部門が週次の営業会議資料を作成する際、kintoneの「案件管理」「活動履歴」「見積管理」の3つのアプリからデータを抽出し、ExcelでVLOOKUPを駆使して集計していました。
この作業に、毎週月曜の午前中いっぱいかかっていました。
【導入後の効果】
- 「kintone-Accessコネクタ」を導入し、上記3アプリの集計ロジックをAccessクエリ化。
- Accessのレポート機能で、会議資料の定型レイアウトを作成。
- 会議資料作成がデータ連携とレポート出力の「ワンクリック作業」になり、所要時間が4時間から5分に短縮されました。
kintoneとAccessの得意分野を組み合わせることで、「データ入力はkintone、集計・帳票出力はAccess」という、最も効率的でミスのない運用体制が実現します。
あなたも、この連携で「脱Excel手作業」を実現しませんか？
キントーンサポートサイト